من خلال نقاشي مع ابنائي/ بناتي والكثير من الموظفين الشباب، اجد انهم يحتاجون الكثير من مهارات التدوين الاحترافيه التي تحتاج الكثير من التدريب الذاتي للتعود عليها لتكون من ضمن العادات والروتين اليومي للعمل. سوف ادرج ما يمكنني ادراجه من هذه المهارات لعلها تنفع - باذن الله - في نقل وتوثيق هذه المهارات من جيل الي جيل:
١- كتابة المهام بداية اليوم : لم اجد افضل من هذه المهارة لتسجيل ما يجب عمله من مهام وتحرير العقل من تضارب وزحمة الافكار والتي تعلمتها من كتاب ( How to get things done by David Allen ) عند بداية يوم العمل اكتب كل ما يدور في ذهنك ترغب في عمل هذا اليوم حسب تدفق الافكار وبدون ترتيب، سوف تجد ان التوتر انخفض و تاتيك افكار جديدة . ابد بالتنفيذ حال اكتمال الملاحظات واشطب الملاحظة التي تنتهي من تنفيذها. ستجد شعور بالانجاز في نهاية اليوم عندما ترى ماتم انجازة ويمكن تحويل مالم يتم انجازة الي اليوم التالي.
٢- جدولة المواعيد : اكثر ما يخرب انجاز الاعمال عدم ترتيب وجدولة المواعيد بكافة انواعها ( اجتماع - زيارة ميدانية - مكالمة دولية - موعد طبيب - التزام عائلي - اجازاتك- اجازات مدراء الادارات - حضور مؤتمر - حضور تدريب......) افضل برنامج يمكتن استخدامة هو outlook والذي يرتبط بالبريد وكذلك الجوال ويمكن مشاركة تقومك calendar مع سكرتير او اي من الموظفين لمعرفة مواعيدك المساعدة في تسجيلها. يجب ان تعود نفسك ان تسجل موعيدك في التقويم او تجعل من يسجلها لك في التقويم المشترك. كذلك يسجل التقويم كل الدعوات المرسلة لك. اذا تم ذلك، يمكنك فتح تقويم اليوم المحدد ومعرفة ماتم الاتزام به من مواعيد تساعدك في ترتيب يومك وتدوين ما يمكنك انجازة ( الملاحظة السابقة ) .
٣- تدوين ملاحظات خلال الاجتماعات: هذه المهاره مهمه لتدوين العنواين والنقاط المهمة خلال اي اجتماع . ليس بالضرورة ان تكون هده الملاحظات تفصيلية لغرض عمل محضر اجتماع وانما نقاط مهمة وكلمات مفتاحية للتذكير بها لاحقا. كذلك تدوين تواريخ مهم الالتزام بها. هذه المهارة مهمة ليس فقط للاجتماعات الكبيرة وانما للمقابلات مهما كانت صغيرة ومقتصرة. سجل اليوم والتاريخ والمشارك في الاجتماع والغرض منه والنقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها.
٤- ارسل ملاحظات الاجتماع لكل من شارك في الاجتماع: هذه من اهم المهارات لانها تلخص مفهومك لما دار في الاجتماع والذي ترغب في مشاركة المجتمعين فيه للموافقة او التصحيح . كذلك ستكون وسيلة مهمة جدا لتوثيق ما تم في الاجتماع قبل توقيع المحضر ان وجد. ضع في موضوع البريد Meeting Notes واطلب من المشاركين ملاحظاتهم لفتح النقاش وزيادة توضيح النقاط المهمة. والاهم تحديد نقاط تنفيذ ومن المسؤل عنها. ويمكن ارسال نسخة من الملاحظات الي السكرتارية لادارج التواريخ والموعيد المتفق عليها في الاجتماع الي التقويم المشترك.
٥- ارسال ملاحظة للملف Note to File: الكثير من الرؤساء يتحرج او لا يرغب في توثيق كل اجتماع معه ( حسب الملاحظة رقم ٤) ، في هذه الحالة دون الملاحظات والتوجيهات التي دارت في الاجتماع معه وارسلها لنفسك ( بريد الشركه وصورة لبريدك الشخصي ) تحت مسمى ، Meeting Note with . سوف تكون هذه الملاحظات مخزنة في بريد الشركة يمكن لاي من بعدك الوصول اليها كذلك ستحميك من اي اختلاف في وجهات النظر لاحقا.
ارجو ان تفيد هذه النقاط الخمس ،والقاعدة العامة من لدية تدوين سوف يربح اي نقاش ممن ليس لديه تدوين.
